אפשרויות מערכת וובינר
מערכת וובינר מאפשרת הרצאה אינטרנטית, כלומר הרצאה בה המרצה והשומעים מחוברים לאינטרנט מכל מכשיר: מחשב שולחני, מחשב נייד, טאבלט, פאבלט, מובייל (סמארטפון), PC ו- Mac ובכל מקום על פני כדור הארץ.
להלן רשימה של מאפייני המערכת (properties) והסבר קצר על כל אחד ואחד מהן. מה שמסומן בכוכבית (*) הינו אפשרות (אופציה, לא-חובה):
מספר משתתפים
מערכת GoToWebinar מאפשרת נוכחות וירטואלית של עד 1,000 איש בו זמנית בחדר הוירטואלי.
טופס הרשמה
טופס הרשמה ממותג עם תוכן, לוגו ותמונה שלך. יש לשים לב כי הטופס מיועד לכתיבה באנגלית משמאל לימין ולכן העברית בטופס נראת "לא משהו" אבל עדיין קריא ומותאם למובייל.
השכרת וובינר כוללת בניית טופס ההרשמה עם טקסטים ותמונות וגם סדרת מיילים לתזכורות לפני ומעקב אחרי שהסתיים הוובינר. חבילת וובינר להשכרה תיתן לך שקט נפשי שיאפשר לך להתרכז בתוכן.
בעלי תפקידים בהרצאה האינטרנטית (וובינר)
קיימים 4 בעלי תפקידים בוובינר: מנהל המערכת (Orginazier), פאנליסט (Panelist), מציג (Presentor), משתתף (Attendee).
מנהל המערכת Orginazier יכול להיות מציג Presentor, יכול למנות פאנליסטים Panelists ולשלוט במערכת. הוא בעלי ההרשאות הגבוהות ביותר.
כאשר משכירים וובינר, אני הוא מנהל המערכת ואתה הוא המציג.
מייל תזכורת למי שנרשם*
המערכת מסוגלת לתזמן עד 3 מיילים של תזכורת למי שנרשם בטופס הרשמה לפני מועד הוובינר. את מייל התזכורת ניתן לתזמן לפי: שבועות, ימים, שעות. יש אפשרות להוסיף מלל חופשי למייל זה.
מייל תודה שהשתתפת*
מי שנכנס להרצאה האינטרנטית, יקבל לאחר צאתו מההרצאה מייל תודה. את המייל ניתן לתזמן במונחים של שעות לאחר סיום הוובינר. יש אפשרות להוסיף מלל חופשי למייל זה.
מייל למי שנרשם ולא השתתף*
המערכת מאפשרת משלוח מייל למי שנרשם בוובינר ומכל סיבה שהיא לא הצליח להכנס להרצאה האינטרנטית. יש אפשרות להוסיף מלל חופשי למייל זה.
פאנל של מרואיינים*
יש אפשרות לעלות מרואיינים לשידור. מי שיכול לשלוט על המיקרופון ועל מצלמת המחשב שלו נקרא פאנליסט. אין מגבלה למספר הפאנליסטים, אל יש מגבלה של 6 למספר מצלמות המחשב של הפאנליסטים שניתן לראות בו-זמנית.
מצגת
בדרך כלל המציג ירצה להציג מצגת פאואר פוינט, אבל הדבר אינה חייב להיות כך. אפשר להציג כל חלון מהמחשב: חלון דפדפן, חלון וורד, חלון פוטושופ או חלון של כל תוכנה אחרת שאת פעולתה רוצים להדגים.
יש לשים לב שעוברות 2 שניות בין המסך אותו רואה המציג לבין המסך אותו רואים המשתתפים ולכן, אם בחלון המוצג יש סרט וידאו, הוא יראה ב"קפיצות" אצל המשתתפים. לכן, מומלץ על הצגת מצגת ללא אנימציה ומומלץ לא להציג סרטי וידאו.
וידאו*
מערכת GoToWebinar לא נבנתה להצגת וידאו חי (Live Video או Streaming Video), אבל יש אפשרות לערוך וידאו וובינר כאשר מקור הוידאו הוא מצלמת הוידאו המותקנת במחשב שלך (webcam). יש לומר את האמת, זה לא שידור טלוויזיה במלוא מובן המילה מבחינת קצב השידור, אבל זה בהחלט מספיק טוב לצפייה.
מנהל המערכת, המרצה כמו גם הפאנליסטים יכולים להחליט להפעיל או לא להפעיל את מצלמת הוידאו (webcam) במחשב שלהם.
המשתתפים יכולים להחליט האם לראות את תמונות הוידאו ואם כן, היכן למקם אותם: למעלה, למטה, מימין או משמאל למצגת. את המצגת הם תמיד רואים. וידאו, לפי בחירה.
אם המשתתפים בחרו לראות וידאו (את המצגת הם תמיד יראו), הם יכולים לקבוע את גודל הוידאו וגודל המצגת עד כמעט ליחס של 70% 30%.
הקלטת וידאו*
מערכת GoToWebinar מאפשרת הקלטת וידאו (חוזי, קול) של הוובינר אבל רק את המצגת. לא יוקלט הוידאו של מצלמות המחשב (webcams) אם הופעל במהלך הוובינר. נפח הוידאו היא כ- 50MB לכל שעה של וובינר. במידה והדרישה שלך תהיה להקלטה של הוידאו ולא רק של המצגת, הדבר אפשרי.
כלי ציור*
אפשר לעשות שימוש בכלי ציור כדי להבליט תכנים שעל המסך. כלי הציור מצויירים בשכבה מעל לתוכן, כך שהם ממש לא משנים את התוכן אלא רק נמצאים מעליו. בין הכלים ניתן למצוא: מרקר, עיפרון וסימון של חיצים.
צ'ט (הודעות טקסט) אישי
במהלך הוובינר מנהל המערכת יכול לערוך התכתבות אישית בין המציגים, פאנליטסים והמשתתפים. הכוונה היא שזהו צ'אט פרטי, כך שאם מנהל המערכת שלח הודעת טקסט לפאנליסט, רק הפאנליסט יראה אותה.
מנהל המערכת ו/או המציג יכולים לשלוח הודעת טקסט לכל המשתתפים המכילה קישור. בדרך כולל עושים שימוש ביכולת זו כדי לשלוח קישור לדף הרשמה או דף תשלום.
שאלות ותשובות
זהו הכלי העיקרי בו המשתתפים מתקשרים עם מנהל המערכת והמציג שרק הם מסוגלים לראות את השאלות. אף אחד מהמשתתפים האחרים בוובינר אינו רואה את השאלה ששאל משתתף, בניגוד למה שקורה בכיתה פיזית כאשר מישהו שואל שאלה.
מנהל המערכת והמציג יכולים להחליט על איזה שאלה לענות. אם הם החליטו לענות בכתב, הם מקלידים את תשובתם ושולחים אותה אישית למי ששאל. אם הם החליטו לענות עליה לפני כל המשתתפים, מומלץ שיקריאו אותה בקול וגם יענו עליה בקול.
הרמת יד / הצבעה
כלי נוסף שבעזרתו המשתתפים יכולים לתקשר עם המציג. המציג יכול לבקש מהמשתתפים להרים יד. אין הכוונה שירימו את ידם באופן הפיזי של המילה, אלא ילחצו על לחצן הרמת יד וכך מקבל המציג חיווי לגבי כמה משתתפים הרימו יד. טוב למענה לשאלות בהרמת יד (כן/לא, יש/אין),
דוחות בסיום הוובינר
דוח מי נרשם לוובינר (Register)
דוח של מי שנרשם לוובינר, כלומר הגיע לטופס ההרשמה, מילא פרטים ולחץ על הרשמה. הדוח מציג את כל הפרטים שמילא הלקוח בטופב ובנוסף פרטים על שעת הרישום. הדו"ח מופק כקובץ אקסל xls שניתן להמשיך ולעבד.
דוח מי השתתף בוובינר (Attendees)
זהו דוח של מי שנכח בוובינר (בהרצאה האינטרנטית). בנוסף לפרטים שמילא בטופס הכניסה, יהיו נתונים אחרים כמו זמן כניסה, זמן יציאה והשאלות שנשאלו, כל משתתף והשאלות ששאל. הדו"ח מופק כקובץ אקסל xls שניתן להמשיך ולעבד.
שאלות שנשאלו במהלך הוובינר
כל השאלות שנשאלו על ידי המשתתפים במהלך הוובינר בסדר שבו הם נשאלו בפורמט מסמך וורד. אם השאלה זכתה לתשובה בכתב במהלך הוובינר היא נמצאת בקובץ. אם התשובה ניתנה בקול, היא תופיע בהקלטת הוובינר.
משוב מהמשתתפים לאחר סיום הוובינר*
עם סיום הוובינר יש אפשרות להצגת משוב / שאלון למשתתפי הוובינר עם שאלות. מספר השאלות אינו מוגבל. יש סוגים שונים ומגוונים ל שאלות, החל משאלות כן/לא, דרך שאלות עם בחירה אחת, שאלות עם אפשרות למספר בחירות ושאלות בהן יש אפשרות דרוג (1-5).
שאלות במהלך הוובינר*
במהלך הוובינר אפשר להציג למשתתפים שאלה עם יותר משתי אפשרויות למענה. המשתתפים רואים את השאלה בחלון pop-up וחייבים לענות עליה. מנהל המערכת ו/או המציג יכולים לשתף את המשתתפים בתשובות.